Díl 5 - Legislativní změny pro zaměstnance v roce 2023

V minulém příspěvku jsme avizovali, že tento pátý díl bude již posledním dílem našeho seriálu o legislativních změnách, ale abych vás nezatěžovali příliš dlouhým čtením, rozhodli jsme se i s ohledem na další aktualizaci návrhů ze strany senátu, zaměřit se dnes jen na jedno téma a zbylá témata, včetně nových senátních návrhů na úpravy, probrat ještě v dalším díle.

V tomto díle se tedy podrobněji podíváme na nová pravidla elektronického uzavírání smluv a jejich doručování zaměstnanci.

Je třeba si říct, že i ve stávajících podmínkách zákoníku práce lze za určitých okolností elektronicky uzavírat a doručovat písemnosti zaměstnanci. Současná úprava je však poměrně rigidní a v běžné praxi zaměstnavatelů téměř nerealizovatelná. Pojďme se tedy podívat na konkrétní pravidla, která nás po schválení novely v této oblasti čekají.

Pro přehlednost si rozdělme doručování do dvou okruhů:

• Pravidla pro zjednodušené elektronické doručování

• Pravidla pro elektronické doručování do vlastních rukou

Pravidla pro zjednodušené elektronické doručování (§21 ZP)

Pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, jejich změny nebo ukončování dohodou (dvoustranná ujednání) lze realizovat elektronicky za těchto podmínek:

• Zaměstnanec musí pro tyto účely v samostatném dokumentu písemně sdělit elektronickou adresu, která není v dispozici zaměstnavatele (nesmí to být firemní email)

• Zaměstnavatel musí zaslat vyhotovenou písemnost na tuto adresu, aby si ji zaměstnanec například mohl vytisknout nebo uložit

• Písemnost může být podepsaná prostým elektronickým podpisem z obou stran, tzn. zaměstnavatel ani zaměstnanec nemusí použít uznávaný elektronický podpis

• Zaměstnanec může od elektronicky uzavřené smlouvy odstoupit ve lhůtě do 7 dnů od doručení např. na emailovou adresu. Je zde nutná písemná forma a jen do okamžiku začátku plnění smlouvy

V podstatě jde o doručování těchto písemností dle občanského zákoníku, kdy lze doručovat libovolnou cestou a tzv. navíc jsou zde ještě definovaná pravidla v §21 ZP. Touto cestou lze doručovat dokumenty, které nepodléhají přísnějšímu režimu. Ty, které podléhají přísnějšímu režimu jsou jmenovány v §334 ZP.

Pravidla pro elektronické doručování do vlastních rukou (přísnější režim)

Dle §334 ZP písemnosti, kde jde o jednostranná právní jednání (výpovědi z pracovních poměrů a dohod, okamžité zrušení pracovního poměru, zrušení pracovního poměru ve zkušební době a další písemnosti týkající se skončení pracovního poměru a dohod, odvolání vedoucího zaměstnance, mzdový a platový výměr) je potřeba doručovat dle postupu v §334 a) až §337 ZP. V §334 a) jsou definované způsoby doručování dokumentů a pak samostatně v §335 jsou formulovány podmínky elektronického doručování.

Zaměstnavatel může dokumenty, které spadají do přísnějšího režimu doručovat následovně:

• Osobním předáním na pracovišti

• Osobně kdekoliv bude zaměstnanec zastižen

• Datovou schránkou

• Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

• Poštou

Doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací §335

• Doručit písemnost zaměstnanci lze jen po předchozím písemném souhlasu, v němž zaměstnanec sdělí svou elektronickou adresu (nesmí to být adresa v dispozici zaměstnavatele, firemní email)

• Před udělením souhlasu musí zaměstnavatel písemně poskytnout zaměstnanci informaci o podmínkách elektronického doručování

• Zaměstnanec je oprávněn souhlas písemně odvolat

• Písemnost doručovaná zaměstnavatelem elektronicky musí být podepsaná uznávaným elektronickým podpisem

• Písemnost je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec datovou zprávou (odpověď zaměstnance na email), která již nemusí být opatřena uznávaným elektronickým podpisem

• Pokud zaměstnanec nepotvrdí převzetí do 15 dnů od dodání, má se za to, že je písemnost doručena posledním dnem této lhůty

• Doručení bude neúčinné, pokud se doručovaná písemnost vrátí jako nedoručitelná (např. email neexistuje)

• Zaměstnavatel může také doručovat i prostřednictvím datové schránky, pokud si ji zaměstnanec neznepřístupnil pro dodávání dokumentů od fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Pokud se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky do 10 dnů od dodání, je písemnost doručena posledním dnem této lhůty.

Je zřejmé, že doručování písemností zaměstnanci bude flexibilnější a jednodušší, ale i tak bude muset být zaměstnavatel obezřetný (kvůli možným soudním sporům), aby měl vždy prokazatelně doloženo, že písemnost byla zaměstnanci doručena ať už jde o zjednodušený způsob doručování nebo jeho přísnější režim.

V příštím díle se podíváme na nové podmínky některých skupin zaměstnanců, drobné upřesňující úpravy a návrhy senátních změn. Těžko říct, jak to nakonec dopadne, zda sněmovna senátní návrh přehlasuje nebo některé návrhy příjme.